App para fraccionamiento o privada: qué pedirle antes de elegirla

Buscas «app para fraccionamiento» y salen decenas de resultados que dicen lo mismo con otras palabras. Un Consejo no necesita una lista de funciones: necesita saber qué preguntarle a cualquiera de ellas y cómo probarla antes de que la asamblea vote.

¿Qué app sirve para administrar un fraccionamiento o controlar el acceso de visitantes?

Son dos trabajos distintos, y muchas apps mezclan los dos. Uno es la administración: avisos, cuotas, estados de cuenta. El otro es la entrada: quién pasa, con qué llave, qué ve el guardia y qué queda anotado. Esta guía habla del segundo. Tres cosas suelen decidir si una app de entrada funciona en la vida diaria: si la visita tiene que bajar algo y registrarse, si todo depende del teléfono que lleve cada quien, y si un cambio de diseño cambia la entrada para todos a la vez. Las preguntas de abajo revisan esas tres cosas, y siete más, en cualquier opción.

¿Qué pregunto sobre cómo entran la visita y el coche?

1. ¿La visita tiene que instalar algo? Si es sí, piensa en el coche de atrás esperando mientras alguien se registra. Pregunta también si la visita sin teléfono puede entrar.
2. ¿La entrada sigue funcionando si se cae el internet o falla un teléfono? Pide que te lo muestren desconectando la señal, no que te lo cuenten. Qué pasa con la pluma sin internet tiene lo que conviene mirar.
3. ¿El teléfono es la llave o es el respaldo? Si abrir la pluma depende de que el vecino saque el teléfono, de que tenga batería y de que haya señal, la entrada depende de eso también. TAG, placa o QR compara las llaves.
4. ¿Qué pasa con el TAG y la pluma que ya tienen? Pregunta si se quedan, si hay obra y qué se tendría que comprar. Mejor si lo confirman después de revisar tu entrada con fotos.

¿Qué pregunto sobre los datos y las reglas?

5. ¿De quién es la lista de casas, personas y coches, y de quién es la bitácora? Pregunta si la privada puede sacarlas completas, en un formato que se abra en una hoja de cálculo, el día que quiera cambiar de sistema.
6. ¿Hay aviso de privacidad y quién es el responsable de los datos? La ley federal de datos personales pide que quien trata datos diga para qué los pide, pida sólo los necesarios y dé su aviso de privacidad (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares). El aviso debe decir al menos quién es el responsable, qué datos trata, para qué, cómo limitar su uso y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Pídelo por escrito antes de votar.
7. ¿Las reglas de la asamblea se ponen una por una, y se cambian sin cambiar de sistema?
8. ¿Alguna regla puede dejar a alguien afuera de su casa? La respuesta correcta es no. A pie siempre se entra, y ninguna regla de ninguna app debería cambiarlo. Si ves multas o castigos automáticos, pregunta quién los decide: tiene que ser una persona del Consejo, y sólo si el reglamento los tiene.

¿Qué pregunto sobre el guardia y el soporte?

9. ¿Qué ve el guardia y cuánto tarda en aprenderlo? Un guardia que cubre doce horas no va a leer un menú de veinte opciones. Pide que lo use alguien de tu caseta.
10. ¿Quién contesta cuando algo falla a las once de la noche? Pide un nombre, un horario y qué hace el guardia mientras tanto.

¿Cómo la pruebo antes de votar?

Tres cosas, en una semana. Primero, que lo de antes siga conectado de respaldo: si la nueva falla, la pluma se abre como siempre. Segundo, que el guardia la practique con coches de ejemplo antes de su primer turno real y diga qué no entendió. Tercero, que una casa le mande un pase a un familiar que no sea de la privada y vea si entra sin que nadie le explique nada.

Pide también desconectar el internet una vez, con el guardia presente.

¿Quién decide, la asamblea o el Consejo?

La ley de condominios de Puebla dice que la asamblea establece los medios y las medidas de seguridad y vigilancia de la privada y cómo participa cada quien, y que sus acuerdos obligan a todos, también a los ausentes y a quienes rentan (Ley que Regula el Régimen de Propiedad en Condominio para el Estado de Puebla). Esa ley aplica a las privadas en régimen de condominio; si la tuya no lo está, confírmalo con un abogado. En la práctica: la asamblea vota, el Consejo compara, prueba y pone en marcha lo que se votó. Cómo llevar el tema a la junta está en cómo preparar la asamblea, y qué cambia el día que se cambia la entrada, en cambiar el sistema de acceso.

El Consejo tampoco dirige ni evalúa a los guardias: su patrón es la empresa de seguridad. Si algo no funciona en la caseta, se le dice a la empresa.

Cómo lo hace Luzpass

Así está pensado que Luzpass conteste esas preguntas, punto por punto; pídele lo mismo a cualquier otra opción:

• Instalar: la visita no instala nada: le llega un pase por WhatsApp que se abre en el navegador, o lee el QR del letrero (cómo pasan las visitas).
• Sin internet: la caja de la entrada guarda la lista y decide sola. El toque del guardia abre igual, y al volver la señal cada entrada llega con su hora.
• La llave: el coche es la llave, con el TAG o la placa. El teléfono es el respaldo, no la llave.
• Los datos: la cuenta es de la privada. Los pases y el letrero llevan el aviso de privacidad corto de la privada, y la identificación se ve en la caseta y no se guarda.
• Las reglas: cada una la decide la asamblea, queda en su acta y se cambia en la siguiente asamblea sin cambiar de sistema. Las multas existen sólo si el reglamento las tiene, las decide una persona del Consejo y nunca cobra la app.
• El guardia: una pantalla con la placa o el nombre en grande, lo que dijo la casa y un toque para abrir. Practica veinte minutos antes de su primer turno.
• Lo que ya tienen: la pluma, el lector de TAG y los TAG de los coches se quedan, cuando su equipo lo permite, y lo de antes queda conectado una semana de respaldo.
• A pie: a pie siempre se entra. Ninguna regla deja a alguien sin entrar a su casa.

Luzpass se está construyendo en Puebla y ninguna privada lo usa todavía. La hoja para tu junta está en Para el Consejo.

Preguntas frecuentes

¿Qué aplicación puedo usar para administrar fraccionamientos?

Depende de qué quieras administrar: cuotas y avisos, o la entrada. Para la entrada, haz las diez preguntas de arriba a cada opción y compara las respuestas por escrito.

¿Qué software puedo usar para controlar el acceso de visitantes?

El que la visita pueda usar sin instalar nada, que siga abriendo sin internet y que le deje al guardia una pantalla que se aprenda rápido. Pruébalo una semana con el sistema anterior de respaldo antes de votar.

¿Un sistema QR para el acceso al fraccionamiento sustituye al TAG?

No tiene por qué. El QR es una de varias llaves, y cada privada decide cuáles usa y en qué orden. TAG, placa o QR explica qué ventajas y fallas tiene cada una.

¿Quién tiene que aprobar el cambio de app de la entrada?

La asamblea decide cómo se entra. El Consejo la prepara, elige y pone en marcha. Si tu privada no está en régimen de condominio, confírmalo con un abogado.

¿Se puede cambiar de app después?

Debería poder. Por eso la pregunta cinco: si la lista de casas y la bitácora son de la privada y salen completas, cambiar de sistema es una decisión de la asamblea.