Bitácora de la caseta: qué se anota y cómo se entrega el turno

Un guardia entrega el turno y se lleva en la cabeza lo que pasó: quién sigue adentro, qué paquete quedó, qué casa pidió algo. El que entra empieza de cero y se entera por el vecino que se queja. La bitácora y la entrega de turno existen para que eso no dependa de la memoria de nadie. Aquí está qué se anota en cada renglón, qué no, quién lo ve y cómo se entrega el turno en poco tiempo.

¿Para qué sirve la bitácora de una caseta?

Sirve a cuatro personas distintas, y por eso conviene que sea una sola.

• El guardia. Lo que anotó es su palabra escrita, no su memoria. Si mañana un vecino pregunta quién dejó pasar a quién, la respuesta está en el renglón.
• La casa. Ve lo que entró a su nombre: sus visitas, sus paquetes, su repartidor.
• El Consejo. Ve lo que pasó en su propia entrada, sin tener que preguntarle a nadie.
• La empresa de seguridad. Ve quién cubrió cada turno y, de la bitácora, lo que la privada decida compartir.

En el glosario, la bitácora es la lista de cada entrada a la privada: quién entró, cuándo, por dónde y cómo. Es de la privada, no del guardia ni de la empresa.

¿Qué lleva cada renglón?

Seis datos, en una línea. Si falta uno, el renglón sirve menos:

1. La hora.
2. Quién llegó, con el nombre que dio.
3. A qué casa iba.
4. La placa, si viene en coche.
5. Quién lo autorizó: la casa por un pase, la casa por teléfono, o el guardia por una regla de la privada.
6. Cómo entró: en coche, a pie, con TAG, con código.

Un renglón de ejemplo, con nombres inventados:

Veintidós cuarenta. Visita de la casa catorce, Lucía (ejemplo). Coche con placas anotadas. La casa mandó el pase. Entró en coche.

Una nota libre sirve cuando pasa algo fuera de lo normal: una pluma que no subió, una casa que avisó que llega tarde. Pero la nota va con su hora y dice lo que pasó, no lo que el guardia opina.

¿Qué no debe ir en la bitácora?

Tres cosas se quedan fuera, aunque sea más fácil anotarlas.

Copias de identificaciones. El guardia mira la credencial; no la fotocopia ni la retiene. Por qué, con la ley en la mano, está en ¿pueden quedarse con tu INE en la caseta?

Opiniones sobre los vecinos. «Se ve sospechoso» o «esa casa siempre viene tarde» no son hechos de la entrada. Si algo le toca al Consejo, se anota lo que pasó y la hora.

Datos que el aviso de privacidad no cubre. Quien trata datos personales debe decir para qué los pide, pedir sólo los necesarios y dar su aviso de privacidad (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares). Si el dato no sirve para saber quién entró, no se anota. Qué datos guarda una entrada y por qué está en qué datos guarda la entrada.

¿Quién puede ver la bitácora?

Lo decide la privada: la asamblea o el Consejo, según su reglamento. El Consejo ve la bitácora de su propia entrada. Cada casa ve lo suyo. La empresa de seguridad ve lo del servicio que presta, y eso lo define el contrato con la privada. Y la ley de seguridad privada de Puebla le exige guardar en estricta confidencialidad la información del servicio (Ley de Seguridad Privada del Estado de Puebla).

Ver la bitácora no es dirigir a los guardias. El Consejo lee lo que pasó en su puerta; quien dirige y evalúa al guardia es la empresa que lo contrató.

¿Cómo se entrega el turno sin que sean veinte minutos de plática?

Con una lista que el guardia que sale lee y el que entra confirma. Cinco minutos bastan si la lista es siempre la misma:

• Quién sigue adentro. Visitas, cuadrillas, mudanzas que no han salido.
• Paquetes que esperan. Para qué casa y quién los recibió.
• Visitas pendientes. Pases que aún valen y gente que dijeron que llegaba.
• Lo que falló. La pluma, una luz, el internet, el lector. Y si ya se avisó a quien lo arregla.
• Lo que pidió una casa. «Mi hijo llega con una amiga», «no recibo paquetes hoy».
• Las indicaciones del día. Lo que la empresa indicó para ese turno, con las reglas de la privada, como en las consignas del guardia.

Los dos firman o confirman. No es un trámite: si alguien pregunta mañana qué pasó a la hora del cambio, quedó escrito quién entregó y quién recibió. Si tu caseta cubre turnos largos, la lista corta ayuda a quien sale cansado; de esos turnos habla turnos de guardia de veinticuatro por veinticuatro y de doce por doce.

¿Cuaderno o tableta?

Cualquiera de los dos sirve si lo mismo se anota todos los días. Pero el cuaderno tiene límites: se moja, a las tres de la mañana nadie entiende la letra, no se puede buscar «¿cuándo vino esa camioneta?» sin hojear semanas, y se pierde si lo guarda alguien en su casa. Con una tableta, el renglón queda con su hora y se encuentra rápido.

Sea cual sea, la bitácora es de la privada y se queda en la caseta. No se la lleva el guardia al terminar el turno ni la guarda la empresa en otra oficina sin que la privada lo sepa.

Cómo lo hace Luzpass

Luzpass está hecho para que buena parte del renglón se anote sola. Así está pensado: cada entrada queda con su hora, ya sea que abrió un TAG, que una cámara leyó la placa, que la visita llegó con su pase o que el guardia dio el toque para abrir. Si el guardia da el toque, queda anotado con su motivo. El relevo se arma desde la bitácora: quién sigue adentro, qué paquetes esperan y qué pasó. El que sale lo revisa y el que entra lo recibe, y queda anotado quién entregó y quién recibió.

Cada turno deja su hoja del turno: quién lo abrió y lo cerró en la tableta, sus notas con su hora y los paquetes que recibió y entregó. Las hojas juntas forman la hoja del mes que ve la empresa de seguridad; de la bitácora, la empresa ve lo que la privada decida compartir. La identificación se ve y no se guarda: en la bitácora queda el nombre, la casa, la placa si la hay y la hora. Si se cae el internet, la tableta sigue anotando y manda cada entrada al volver la señal, con su hora real.

Luzpass se está construyendo en Puebla y ninguna privada lo usa todavía. Lo que ve el guardia está en la caseta.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer una bitácora de guardia de seguridad?

Una línea por entrada, con hora, quién, a qué casa, placa si la hay, quién autorizó y cómo entró. Siempre los mismos datos, en el mismo orden, y sin copias de identificaciones ni opiniones.

¿Puedes darme ejemplos de bitácoras de seguridad?

El renglón de ejemplo está arriba. Para el turno, usa la lista: quién sigue adentro, paquetes, visitas pendientes, lo que falló y lo que pidió una casa.

¿Cómo se hace la entrega de turno?

El guardia que sale lee la lista y el que entra la confirma. Ambos firman o confirman, y todo cabe en cinco minutos. Lo que queda abierto se anota con su hora.

¿Qué va en un reporte de novedades de la guardia?

Lo que pasó, a qué hora y con quién, sin opiniones. Es una nota libre de la bitácora: una pluma que no subió, una casa que avisó algo, un paquete sin recoger.

¿La bitácora es de la privada o de la empresa de seguridad?

De la privada. La empresa recibe lo que el contrato y la privada acuerdan, y la regla que más importa es que el cuaderno o la tableta se queden en la caseta.